为进一步规范学校会议室的使用和管理，提高会议室的使用效率，为全校师生提供合理、有序、便捷的借用服务，结合学校实际，制定本办法。
第一章 会议室管理职责
第一条办公室职责：校级层面会议场所由办公室负责日常统筹管理和组织协调；审批校内各单位会议室使用申请；负责学校图书馆第一会议室、第二会议室、第三会议室、第四会议室、贵宾接待室，明德楼视频会议中心、310会议室、318会议室所有硬件设备的管理和维护；负责会议室意识形态管理；协调处理会议室管理中的其他重要事项等。
第二条信息化建设管理处职责：校级层面会议场所使用的技术支撑与保障；负责学校图书馆学术报告厅（220人）和多功能报告厅（550人）所有硬件设备的管理和维护；做好校级层面会议室的日常保洁监督检查；负责会议室意识形态管理；组织对会议室技术人员开展必要的专业培训等。
第三条校内其它会议室由会议室归口部门统一管理。
第二章 会议室使用范围
第四条校级层面会议场所包含图书馆第一会议室、第二会议室、第三会议室、第四会议室、学术报告厅（220人）、多功能报告厅（550人）、贵宾接待室，明德楼五楼视频会议中心、310会议室、318会议室。
第五条图书馆第一会议室、第二会议室、第三会议室、第四会议室、学术报告厅（220人），明德楼310会议室、318会议室主要用于学校、各部门（单位）承办的省市和校级重要活动、重要会议；上级单位来校检查、指导工作安排的会议和活动。
第六条图书馆多功能报告厅（550人）主要用于学校召开大型会议、各类大型学术报告会、中大型演出等。原则上200人以上的活动方可安排使用。
第七条图书馆贵宾接待室主要用于外事及学校重要接待活动。
第八条明德楼视频会议中心主要用于上级部门组织召开的视频工作会议。
第三章 会议室审批程序
第九条各部门（单位）申请会议场所须至少提前两个工作日在OA系统申请会议室使用（包括开会时间、主办单位、会议内容、会场布置要求等），并关注审批流程。各部门（单位）申请使用会议室举办讲座、论坛、报告会须严格执行《江苏财经职业技术学院讲座、论坛、报告会等管理办法》（苏财院委〔2019〕16号）文件要求，向党委宣传部进行报备审批。
第十条会议场所审批完成后，主办部门（单位）举办大型会议（活动）须提前一个工作日、中小型会议（活动）需提前半个工作日与办公室或信息化建设管理处联系，确定具体时间节点和使用设备要求。
第十一条如会议室使用发生冲突时，应本着“学校会议优先于部门会议、部门会议按提交申请时间的先后顺序安排使用”的原则进行协调解决。
第十二条因未办理申请登记手续、申请登记不及时或不明确而造成会议延误等后果，由会议（活动）主办部门负责。
第十三条学生组织的会议（活动）由会议（活动）主办部门（单位）负责申请，并由会议（活动）主办部门（单位）负责全程的组织和管理，不接受任何私人办会。
第四章 会议室使用要求
第十四条校级层面召开的各类会议（活动），会场布置、会务服务由办公室牵头协调，各主办单位具体负责。各部门（单位）组织的各类会议（活动），会场布置、会务服务由主办单位负责。
第十五条各部门（单位）使用学校会议室，使用前应认真检查室内设施情况，如发现设施损坏等情况要及时与办公室或者信息化建设管理处联系，及时修复，对因使用不当造成会议室设施损坏的，修理费用由主办部门（单位）承担。
第十六条各部门（单位）在使用会议室过程中，必须服从管理人员的安排，未经允许，不得随意进入设备操作间，不随意使用、移动、拆卸室内设施，不得在会议室随意张贴宣传标语。如需调整或改变其摆放格局，需由使用单位提出申请并于会后恢复原状。
第十七条会议室内所使用设备、工具、办公用品等设施设备未征得办公室或者信息化建设管理处同意，任何人不得拿出会议室或作为他用。
第十八条自觉维护会议室的环境卫生，不在会议室内进餐、吸烟，不随地吐痰，乱丢杂物，不随处粘贴，乱涂乱画。
第十九条会议室使用完毕，主办部门（单位）做好会后清理工作，撤除横幅等标语标牌，将设备设施摆放整齐，关闭所有设备、电源及门窗，并与办公室或信息化建设管理处交接，做好会后验收工作。
第五章 附则
本办法由办公室和信息化建设管理处负责解释，自公布之日起执行。
江苏财经职业技术学院
2021年9月7日